صدور فاکتور خرید چیست؟
صفحه صدور فاکتور خرید برای ثبت رسمی هر خرید از تامینکننده طراحی شده است. در این صفحه اطلاعات تامینکننده، اقلام، مبلغ، سررسید و شرایط پرداخت وارد میشود. پس از ثبت، سند بدهی ایجاد شده و در گزارشات پرداختنی منعکس میشود. دقت در این مرحله، کیفیت کنترل هزینه و برنامهریزی پرداخت را تعیین میکند.
توضیح
ثبت فاکتور خرید، حلقه اتصال خرید عملیاتی به گزارش مالی است. اگر شماره فاکتور یا مبلغ اشتباه باشد، تطبیق اسناد در پایان ماه زمانبر میشود. درج دقیق تاریخ و سررسید باعث میشود خزانهداری برنامه خروج نقدی واقعبینانه بچیند. ورود نادرست اطلاعات تامینکننده میتواند در تحلیل بدهیهای طرف حساب خطا ایجاد کند. بهتر است پیش از ذخیره، اقلام با سفارش خرید یا رسید انبار تطبیق داده شود. بعد از ثبت، این فاکتور در لیست فاکتورهای خرید و گزارش بدهیها قابل پیگیری است. یک ثبت استاندارد، اختلاف بین واحد خرید، انبار، مالی و خزانهداری را به حداقل میرساند.
چرا مهم است؟
این صفحه مبنای شفافسازی تعهدات خرید و برنامه پرداخت است. خطا در ثبت اولیه به اختلاف حساب، تاخیر تسویه و ریسک اعتباری نزد تامینکننده منجر میشود. ثبت دقیق، پیگیری بدهی را ساده و قابل دفاع میکند. همچنین تحلیل واقعی از هزینههای خرید را در اختیار مدیریت قرار میدهد.
مثال
واحد خرید مواد اولیه را با شرایط پرداخت ۴۵ روزه ثبت میکند. خزانهداری از همان لحظه میتواند سررسید خروجی نقدی را در برنامه چکهای پرداختی لحاظ کند.
در سیستم چطور انجام میدهید؟
- ۱از سایدبار خرید گزینه صدور فاکتور خرید را باز کنید.
- ۲تامینکننده، تاریخ سند و شماره فاکتور مرجع را دقیق ثبت کنید.
- ۳اقلام خرید را با تعداد، نرخ و تخفیف واقعی وارد کنید.
- ۴مالیات، عوارض و جمع نهایی را پیش از ثبت کنترل کنید.
- ۵شرایط پرداخت، سررسید و توضیحات قراردادی را تکمیل کنید.
- ۶فاکتور را ذخیره کرده و در صفحه فاکتورهای خرید صحت نمایش آن را بررسی کنید.
- ۷اثر سند را در گزارش بدهی های سررسید گذشته و ماژول چکهای پرداختی پایش کنید.
نکته
شماره فاکتور تامینکننده را بدون خطا ثبت کنید تا در تطبیق بانک و رسیدگی حسابها دچار مغایرت نشوید.
سوالات متداول
اگر تامینکننده در سیستم تعریف نشده باشد چه اقدامی لازم است؟
ابتدا تامینکننده را در صفحه لیست تامینکنندگان ثبت کنید و سپس سند خرید را صادر کنید.
ثبت این سند چه تاثیری در خزانهداری دارد؟
پس از ثبت نهایی، مبلغ بدهی در برنامهریزی چکهای پرداختی و گزارشات پرداختنی وارد میشود.
آیا امکان اصلاح بعد از ثبت وجود دارد؟
تا پیش از نهاییشدن چرخه تایید یا تسویه، طبق دسترسی کاربر امکان اصلاح وجود دارد.